Einkauf steueroptimiert gestalten

ImpulsLetter Q1 2019

Abstract

Die Optimierung der Einkaufskosten ist seit Anfang der 90er Jahre ein wichtiger Einsparungsfaktor. Auf dem Weg zum ausgereiften Beschaffungssystem haben Unternehmen optimiert, was, wo und wie sie einkaufen. Jedoch hat ADVYCE festgestellt, dass auch in Unternehmen mit einem ausgereiften System die Einsparungen durch Steueroptimierung weitestgehend ungenutzt bleiben. Dies ist umso interessanter, da sich beispielsweise die effektiven Steuersätze (ETR) zwischen hochindustrialisierten Ländern und Niedrigsteuerländern um mehr als 20% unterscheiden. Ziel dieses Impulsletterst ist es, die Gründe dafür zu klären und einen Weg aufzuzeigen, die den Einkauf steueroptimiert gestalten.

Der Beschaffungssteueranteil ist in Unternehmen bist heute nicht vollumfänglich optimiert

Bei der Professionalisierung des Einkaufs geht es vor allem darum, die Kostenfaktoren zu optimieren. Viele Unternehmen haben dies schon erfolgreich umgesetzt – bemerkenswerter Weise mit Ausnahme der Steuerkomponente. Unsere Erfahrung zeigt vier Gründe dafür:

  1. Steuerkosten sind nicht nur produktbezogen, sondern hängen auch von den Ländern ab, in denen das einkaufende und das verkaufende Unternehmen registriert sind
  2. Steuerkosten hängen von der gewählten Rechtsform ab, vom einzelnen Unternehmer auf der einen Seite, zu Multi-Unternehmer-Systemen auf der anderen Seite
  3. Operative Geschäftsbereiche haben keine Steuerziele, da die Verbesserungspotentiale auf Konzernebene größer sind
  4. Steuern sind ein wichtiges Compliance-Thema für global agierende Unternehmen und unterstehen daher der direkten Kontrolle durch den Vorstand, insbesondere die des CFO

Komplexe Berechnung des Einsparungspotentials

Steueroptimierung im Einkauf ist leicht vorstellbar: Wenn Ihr Lieferant derzeit in China ein fertiges Produkt herstellt, Ihr Unternehmen in Deutschland tätig ist und Sie das Produkt nach Frankreich verkaufen, werden die Gewinne in Deutschland mit einer ETR von ungefähr 30% generiert. Die Verlegung der Einkaufsabteilung nach China, zum Beispiel nach Hong-Kong, erlaubt es dem Unternehmen die Gewinne dort zu generieren und von einem ETR von 16,5% zu profitieren.

Die unmittelbare Schlussfolgerung wäre, alle Beschaffungsaufträge in ein Land mit günstigen Steuersätzen zu übertragen. Das offensichtliche Einsparungspotential beträgt dann 20%, da die effektiven Steuersätze in hochindustrialisierten Ländern bei nahezu 30% liegen und die interessanten internationalen Standorte deutlich niedrigere Steuersätze bieten.

In Wirklichkeit sind die Einsparungspotentiale niedriger, da die Transformation einer Einkaufsorganisation aus Steuergründen sehr schwierig und riskant ist:

  • Der abteilungsübergreifende Aspekt (Einkauf, Logistik und Finanzen/Steuern) führt zu einer hohen organisatorischen Komplexität
  • Die Compliance-Risiken sind hoch, zum Beispiel bei der Unternehmenssteuer, internen Verrechnungspreisen und Funktionsverlagerungen: Die Steuerbehörden der hochindustrialisierten Länder haben große Anstrengungen unternommen, die Verrechnungspreissysteme zu kontrollieren, was den Vorteil drastisch senkt. Darüber hinaus haben diese Länder auch ein “Abteilungsverlagerungs”-Steuersystem eingeführt, welches es den Behörden ermöglicht, die Verlegung eines Bereichs in ein Niedrigsteuerland zu besteuern
  • Steuervorteile können nur für ausgewählte Produktkategorien und nicht das gesamte Einkaufsvolumen realisiert werden
  • Die zukünftigen Betriebskosten für den Aufbau einer Einkaufsabteilung an einem neuen Standort können bedeutend sein und die ursprünglichen Gewinne aufwiegen: Das Gehaltsniveau, die Infrastruktur- und Lebenshaltungskosten könnten in Zukunft am ausgewählten Standort steigen.

 

Tabelle 1: Vergleich der Effektivsteuersätze (ETR); Quelle: ADVYCE Research.

 

Auf Basis der verschiedenen Herausforderungen und aufgrund unserer operativen Fachkompetenz empfiehlt ADVYCE dringend, dass zunächst eine Business Case Analyse durchgeführt wird. Danach sollte sich der Vorstand und der Aufsichtsrat abstimmen, damit darauf basierend eine Umsetzung erfolgen kann.

 

Ein strukturierter Ansatz führt zu nachhaltigen Einsparungen

Voraussetzung 1: Wegen der hohen Komplexität dieses fachbereichsübergreifenden Optimierungsansatzes empfiehlt ADVYCE dringend, ein solches Projekt auf Vorstandsebene durchzuführen.
Voraussetzung 2: Sie werden die Rechts- und Steuerform ihrer Firma anpassen müssen und sollten dafür ein abteilungsübergreifendes Team mit Finanzen/Steuern, Einkauf, Logistik sowie externen Rechts- und Unternehmensberatern aufbauen: Nur mit der Abstimmung aller involvierten Abteilungen und der Nutzung von Unterstützung durch externe Experten wird dies zu einem nachhaltigem Erfolg führen.

Die wichtigsten Aufgaben, die im Business Case durchgeführt werden sollten, sind die folgenden:

  1. Analysieren Sie gründlich die Warenströme der eingekauften Güter mit dem Ziel, Risikoklassen für Einkaufskategorien von übertragbaren Beschaffungsvolumina zu bilden. Konzentrieren Sie sich insbesondere auf die Wertschöpfungskette Ihrer Endprodukte, um ihren betrieblichen Mehrwert zu veranschaulichen.
    Abbildung 1: Beispielshafte Analyse von Wertströmen; Quelle: ADVYCE Research)

     

  2. Analysieren Sie Ihr aktuelles betriebliches Einkaufsmodell für die anwendbaren Kategorien: Aktueller Lieferanten-Fußabdruck, aktuelle Einkäuferstand-orte, aktuell zugehörige Beschaffungsfunktionen (Lieferanten-Qualitätsmanagement, etc.), Verfügbarkeit der Einkaufs-IT-Systeme

    Abbildung 2: Beispielshafte Kategorien für die Bewertung des Einkaufsmodells; Quelle: ADVYCE Research.
  3. Beurteilen Sie das derzeitige Steuersystem Ihres Unternehmens auf einer Skala zwischen einem einzelnen Unternehmer und Multi-Unternehmer und berücksichtigen Sie dabei das aktuell verwendete Verrechnungspreismodell. Berücksichtigen Sie auch die bisherige Entwicklung dieses Modells, um Änderungsrisiken mit lokalen Behörden zu berücksichtigen.
    Abbildung 3: Beispielshafte Beurteilung des Einkaufsmodells; Quelle: ADVYCE Research.
  4. Erstellen Sie Szenarien auf der Grundlage von Kostenvorteilen und die damit verbundenen operativen und steuerlichen Risiken, um die am besten passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

    Abbildung 4: Beispielhafte Darstellung einer Beurteilung des derzeitigen Steuerungssystems; Quelle: ADVYCE Research.
  5. Führen sie einen Standort-Auswahlprozess durch, um das am besten geeigneten Land zu finden. Achten Sie zunächst besonders auf operative Faktoren (Nähe zur Einkaufsquelle, Verfügbarkeit von Arbeitskräften, Betriebskosten, etc.) und anschließend auf mögliche Steuervorteile.
Abbildung 5: Beispielhafte Szenarien und Analysen zu steuerlichen Vorteilen und dem Einkaufsvolumen; Quelle: Advyce Research.

Fazit

Zusammenfassend zeigt unser Projekt, dass steueroptimierter Einkauf Einsparungen von bis zu 10% im anwendbaren Bereich bewirken kann. Dies ist eine Vorstandsaufgabe und setzt eine hohe Qualität der Projektdurchführung voraus.

Marc Staudenmayer

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Von Marc Staudenmayer | 13.03.2019 | Impulse Impulsletter

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