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Gestaltung des New Normal in der Praxis

Der ADVYCE-Ansatz in der Umsetzung

Im Rahmen der plötzlichen Homeoffice Regelungen in Folge der COVID-19 Pandemie wurden Arbeitgeber schlagartig verpflichtet eine Umstellung auf virtualisierte Arbeit vorzunehmen. In unserem Beitrag Gestaltung des New Normal in Folge von Covid-19 und virtualisierter Arbeit haben wir den dazu entwickelten ADVYCE-Ansatz beschrieben, welcher alle Gestaltungsfelder einer Unternehmung bezüglich der Gestaltung des New Normal und virtualisierter Arbeit berücksichtigt.

Einen praktischen Einblick in die Anwendung wollen wir mit diesem Blogbeitrag zu einem kürzlich abgeschlossenen Restrukturierungsprojekt geben. Das ADVYCE-Team fokussierte sich dabei besonders auf die Dimensionen Organisation, Prozesse, Zusammenarbeit und Systeme – die erfolgskritischen Aspekte bei der Neubemessung der Arbeitskapazität im virtualisierten Arbeiten. Gemäß unseres Vorgehensmodells „verstehen“, „Zielbild definieren“, „neu ausrichten & optimieren“, „Umsetzung vorbereiten“ und „implementieren“ haben wir die jeweiligen Dimensionen isoliert und dann gesamtheitlich abgearbeitet.

Hierfür wurden zunächst die bestehenden Strukturen durchleuchtet, Tätigkeitsfelder definiert, Prozesse aufgenommen und ein aktuelles, vollständiges Ist-Bild gezeichnet. Bei der Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotentialen half die Einteilung der Prozesse in „Core“ und „None-Core“ Prozesse welche für jede Funktion mit den jeweiligen Leitungen festgelegt wurde und eine Fokussierung auf die Kernprozesse zuließ. Daraufhin konnten abteilungs- und funktionsübergreifende Schnittstellen identifiziert werden.

Auf Basis der vorliegenden Daten und dem gewonnen, gesamtheitlichen Verständnis, konnte eine Zielprozesslandschaft abgeleitet und Anpassungsfelder sowie Maßnahmen definiert werden. Diese wurden an der bereits neu definierten Unternehmensstrategie ausgerichtet. Verantwortlichkeiten konnten zur Effizienzsteigerung zusammengelegt und damit Informationslücken geschlossen werden. Dabei unterstützt ein verbessertes Rollen- und Verantwortlichkeitsmodell. Doppel-Arbeiten werden vermieden und Synergien gehoben, durch den Einsatz und Ausbau von digitalen Tools wird die virtuelle Arbeit weiter verbessert und zusätzlich Effizienz gesteigert. Auch Prozessdurchlaufzeiten konnten damit deutlich verkürzt werden.

Aus den neu verteilten Verantwortlichkeiten und der neu strukturierten Ablauforganisation ließ sich eine neue Organisationsstruktur definieren. Diese entspricht der vom Vorstand vorgegebenen Ausrichtung an der neu definierten Strategie des Unternehmens. Unter Berücksichtigung und angemessenen Gewichtung der passenden Auslegungskriterien wurde die passende Teamstruktur und -besetzung erarbeitet.

Weitere Informationen zur Ausgangssituation, dem Vorgehen im Projekt, dem Projektergebnis und dem gestifteten Wertbeitrag können Sie hier nachlesen. Ausführlichere Informationen zu unserem ADVYCE-Ansatz und zur Durchführung einer erfolgreichen Neubewertung der Arbeitskapazitätsbedarfe finden Sie in Form unseres White Papers hier.

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